Funksjonsoversikt

Hva SmartFDV dekker

Ett system for hele FDV-oppgaven i en kommune: fra eiendomsregisteret og tegningene, gjennom daglig drift og avvik, til vedlikeholdsplanen og budsjettgrunnlaget. Under er hovedområdene beskrevet slik de faktisk fungerer.

Eiendom, bygg og rom

Grunnregisteret alt annet henger på.

Eiendommer, bygninger, etasjer og rom med arealer og bruksformål
Bygningsdeler, anlegg og komponenter strukturert etter NS 3451
Tegninger og plantegninger knyttet til bygg og etasje
Egendefinerte felter der kommunen trenger å registrere noe systemet ikke har fra før

Registeret er utgangspunktet for alt annet: et avvik meldes på et rom, en kontroll utføres på et anlegg, et vedlikeholdstiltak knyttes til en bygningsdel.

Bygningskortet i SmartFDV, fanen Bygningsdeler: bygningsdelene er gruppert etter NS 3451-hovedgruppe med kode og navn, for eksempel 262 Taktekking og 365 Utstyr for luftbehandling, og hver del har tilstandsgrad fra TG0 til TG3 eller merket «Ikke vurdert». Fanene øverst viser etasjer og rom, komponenter, arbeidsordre, avvik, dokumenter, brannvern, arealer, energi, LCC og tegninger. — Bygningsdelene ligger etter NS 3451, med tilstandsgrad rett på hver del.

Vedlikehold, tilstand og livssykluskostnader

Det som gjør at etterslepet kan dokumenteres, ikke bare oppleves.

Planlagt vedlikehold med tiltak, år, kostnad og ansvarlig
Tilstandsgrad på bygningsdeler og komponenter
Livssykluskostnader (LCC) som grunnlag for å vurdere utskifting mot fortsatt drift
Flerårig vedlikeholdsplan som kan aggregeres opp til portefølje

For en eiendomssjef som skal begrunne en budsjettpost i kommunestyret, er det dette bildet som må kunne hentes ut på kort varsel.

Vedlikeholdsplanen i SmartFDV: nøkkeltall for antall elementer, estimert kostnad, forfalte tiltak og tiltak neste tolv måneder, og en tidslinje som fordeler estimert kostnad per år med antall tiltak. — Vedlikeholdsplanen fordelt per år — etterslepet i tall, ikke i magefølelse.

Avvik og arbeidsordre

Avvik meldes fra mobil ute i bygget, med bilde og plassering
Avvik blir til arbeidsordre med ansvarlig, frist og status
Gjentakende avvik på samme objekt synliggjøres
Eksterne leverandører kan få tilgang til sine egne oppdrag uten å få innsyn i resten

Et avvik i SmartFDV: tittel «Vannlekkasje på badet» med alvorlighetsgrad høy, statusløp fra registrert via under vurdering og krever handling til løst og lukket, et neste-steg-felt, den tilknyttede arbeidsordren med status tildelt, frist og ekstern leverandør, og en tidslinje som viser hvem som endret hva og når. — Avviket, arbeidsordren som ble laget av det, og tidslinjen — på samme side.

Mobil og offline

Bygget for kjelleren, ikke bare for kontorskjermen.

Dokumenter og tegninger lastes ned på forhånd og kan leses uten dekning
Avvik, kontroller og renholdskontroll registreres offline og sendes når nettet er tilbake
Data som ligger lagret på enheten er kryptert
Synkronisering går over wifi som standard, slik at mobildata ikke brukes utilsiktet

Et teknisk rom i en kjeller har sjelden dekning. Det er som regel nettopp der dokumentasjonen trengs.

Nytt avvik på mobil i SmartFDV: stor knapp for å ta bilde, avkrysning for å la KI forhåndsutfylle tittel, beskrivelse og alvorlighet, og felter for tittel, beskrivelse, bygning, alvorlighet og kategori. — Ta bildet først — KI foreslår tittel og alvorlighet, brukeren bestemmer.

Gjennomføring av en kontroll på mobil i SmartFDV: sjekkpunkt 1 av 4, «Rømningsveier er frie for hindringer», med tre store knapper for OK, Avvik og Ikke aktuelt, og en knapp for å ta bilde. — Kontrollen gjøres punkt for punkt, med bilde på det som avviker.

Innmelding fra innbyggere og publikum

Feil meldes av dem som ser dem, uten at de trenger en brukerkonto.

Innmelding med bilde og plassering fra en åpen nettside
QR-kode per rom — skann koden på veggen og meld feilen der den er
Bekreftelse med engangskode på e-post eller SMS, eller pålogging der kommunen heller vil ha det
Moderering før innmeldingen når driftsorganisasjonen
Innmelder får tilbakemelding når saken er behandlet
Egne innmeldingskanaler per virksomhet eller tjenesteområde

Innmeldingen havner i den samme avvikskøen som resten, ikke i en egen innboks som noen må huske å tømme.

Internkontroll og brannvern

Kontrollrutiner og sjekklister med intervall og ansvarlig
Brannbok med dokumentasjon, rutiner og øvelser
Avvik fra kontroller går inn i samme avvikshåndtering som resten
Sporbar historikk, slik at det er mulig å vise hva som faktisk ble gjort og når
Sikker jobbanalyse (SJA) før risikofylt arbeid
Hendelsesregistrering, og lenker til lovverket der kravet faktisk står

Dette er området hvor et FDV-system oftest må stå seg mot tilsyn. Historikken er derfor bygget for å kunne hentes fram, ikke bare lagres.

Internkontroll i SmartFDV, fanen kontrollmaler: en liste med kontroller som rømningsveier, slokkeutstyr, brannalarmer, sprinkleranlegg og branncellevegger, hver med kategori, intervall (månedlig, kvartalsvis eller årlig), antall sjekkpunkter og antall lovhenvisninger. Egne faner for gjennomførte kontroller og bygningsstatus. — Kontrollmalene: intervall, sjekkpunkter og hvilke lovkrav hver kontroll svarer på.

Brannvern-statusrapport i SmartFDV: hovedindikatorer for bygg, brannøvelse- og brannbok-dekning, åpne avvik fordelt på alvorlighetsgrad, tolvmånederstrend og lenker til relevante lovhjemler. — Brannvern-statusrapporten — aggregert for hele bygningsmassen, egnet for tilsynsmøte.

Renhold

Renholdsplaner per rom, med frekvens og metode
Tildeling til renholdere og team, med oversikt over kapasitet
Kvalitetskontroll og renholdsavvik
Egen forenklet flate for renholdere på mobil

Utleie og bolig

Leieobjekter, leietakere og leieforhold
Kontrakter med varighet, oppfølging og varsling om utløp
Husleie og fakturagrunnlag
Inn- og utflytting med tilhørende sjekklister

Leiekontrakter i SmartFDV: hurtigfiltre for kontrakter som utløper innen 90 dager, KPI-regulering som forfaller denne måneden, brev til behandling og garanti som utløper eller mangler, og en tabell med kontraktnummer, leietaker, type, status, start, slutt, husleie og hva som krever handling. — Kontraktene med det som krever handling — utløp, regulering, brev og garanti.

Booking og utleie av lokaler

Gymsalen, møterommet og grendehuset — bestilt uten manuell saksbehandling.

Bookbare objekter med priser, prisregler og tillegg
Avbestillingsregler og kundegrupper, slik at lag og foreninger kan ha andre vilkår enn næringsdrivende
Offentlig bookingside der publikum bestiller selv
Støtte for betaling ved bestilling
Gjesteregister for overnatting, med feltene registerplikten krever

FDV-dokumentasjon og arkiv

Dokumenter, tegninger og produktdatablad knyttet til bygg, rom og komponenter
Versjonering og historikk
Arkivering av dokumenter og metadata til kommunens sak-/arkivsystem etter Noark 5, i funksjonsbasert arkivstruktur

Tegninger, BIM og modeller

Plantegninger vises i nettleseren, uten at brukeren trenger et tegneprogram
Modeller lastes opp som IFC, DXF eller PDF og knyttes til bygget
Elementer i modellen kobles mot komponenter og bygningsdeler i registeret
Areal kan hentes ut av IFC-modellen framfor å tastes inn manuelt
Rom markeres på plantegningen — renhold planlegges der, ikke i en liste

Verdien ligger i koblingen, ikke i visningen: et element i modellen er det samme objektet som vaktmesteren melder avvik på fra mobilen.

Nøkler, inventar og avtaler

Nøkkel- og adgangsadministrasjon med utlån og retur
Inventarregister
Serviceavtaler og garantier med varsling før utløp

Energi og kostnad

Energioppfølging per bygg
Kostnadsbilde som grunnlag for prioritering mellom bygg og tiltak

Bærekraft og klimaregnskap

Utslipp fordelt på scope 1, 2 og 3 etter GHG-protokollen
Scope 1 og 2 avledes fra energibruken som allerede er registrert i systemet
Scope 3 registreres der tallene må hentes utenfra
Miljø-KPI-er med mål, slik at utviklingen kan følges over tid framfor å rapporteres én gang i året

Bokmål og nynorsk

Målformen følger brukeren, ikke installasjonen.

Grensesnittet finnes på både bokmål og nynorsk, og hver ansatt velger sin egen
Brev, e-postvarsler og PDF-rapporter produseres på mottakerens målform, ikke avsenderens
Gjelder også husleiefaktura, felleskostavregning, renholdsrapport, IK-rapport og brannbok
Eksportfiler får kolonneoverskrifter og kodeverdier på riktig målform
Dokumentmaler kan ha egen nynorskvariant med egen godkjenning

En kommune kan ha ansatte med ulik målform, og en leietaker kan ha en annen enn saksbehandleren. Derfor henger språket på personen framfor på systemet.

KI-assistent

SmartFDV har en innebygd assistent som hjelper med å finne fram, oppsummere og foreslå. To ting er verdt å understreke, fordi de ofte er uklare i andre løsninger:

Brukeren bekrefter alltid. Assistenten gjør ingen endring på egen hånd.
Tilgangsstyringen gjelder også for assistenten. Den kan ikke vise en bruker noe brukeren ikke selv har tilgang til.

KI-assistenten i SmartFDV: brukeren spør hvor mange avvik som finnes og ber deretter om å registrere et nytt avvik. Assistenten svarer at den har forberedt et forslag, og ber om bekreftelse før avviket opprettes. — Assistenten forbereder forslaget og ber om bekreftelse. Den oppretter ingenting på egen hånd.

Integrasjoner

Kobles til systemene kommunen har

Integrasjoner i SmartFDV
System	Hva det brukes til
EntraID / OIDC	Innlogging med kommunens egne brukere og tilgangsgrupper
Sikri Elements	Arkivering av dokumenter og metadata etter Noark 5
Visma Enterprise Plus	Fakturagrunnlag og økonomidata
Matrikkel og kartinnsyn	Eiendoms- og bygningsdata, oppslag mot kart
KOBO	Boligadministrasjon

Bygningskortet i SmartFDV, fanen Oversikt: bygningsinformasjon med eiendom, byggeår, bruttoareal, kategori og representasjonspunkt merket «Matrikkel-synket», en knapp for Matrikkel-synk, og et kart fra Kartverket der eiendommen er markert i blått og bygget i terrakotta. — Bygningskortet henter representasjonspunkt fra matrikkelen og viser eiendom og bygg på Kartverkets kart.

Tilgang

Bred tilgang, smalt innsyn

Tilgang styres i tre lag, slik at en kommune kan gi mange brukere tilgang uten å gi alle innsyn i alt:

Rolle bestemmer hvilke moduler en bruker når
Tilgangsgruppe bestemmer hvilke bygg og eiendommer brukeren ser
Tilgangsnivå bestemmer om brukeren kan lese, skrive eller administrere

En renholder ser sine bygg og sine oppgaver. En driftsleder ser sin sone. En eiendomssjef ser hele porteføljen. Ingen av dem trenger en egen lisens for å slippe til.

Universell utforming

SmartFDV utvikles etter WCAG. Kommunale systemer skal kunne brukes av alle ansatte, og tilgjengelighet er behandlet som et krav i utviklingen, ikke som noe som eventuelt rettes opp etterpå.

Be om en gjennomgang