Funksjonsoversikt

Kva SmartFDV dekkjer

Eitt system for heile FDV-oppgåva i ein kommune: frå eigedomsregisteret og teikningane, gjennom dagleg drift og avvik, til vedlikehaldsplanen og budsjettgrunnlaget. Under er hovudområda skildra slik dei faktisk fungerer.

Eigedom, bygg og rom

Grunnregisteret alt anna heng på.

Eigedomar, bygningar, etasjar og rom med areal og bruksføremål
Bygningsdelar, anlegg og komponentar strukturerte etter NS 3451
Teikningar og plantegningar knytte til bygg og etasje
Eigendefinerte felt der kommunen treng å registrere noko systemet ikkje har frå før

Registeret er utgangspunktet for alt anna: eit avvik blir meldt på eit rom, ein kontroll blir utført på eit anlegg, eit vedlikehaldstiltak blir knytt til ein bygningsdel.

Bygningskortet i SmartFDV, fana Bygningsdelar: bygningsdelane er grupperte etter NS 3451-hovudgruppe med kode og namn, til dømes 262 Taktekking og 365 Utstyr for luftbehandling, og kvar del har tilstandsgrad frå TG0 til TG3 eller merket «Ikkje vurdert». Fanene øvst viser etasjar og rom, komponentar, arbeidsordre, avvik, dokument, brannvern, areal, energi, LCC og teikningar. — Bygningsdelane ligg etter NS 3451, med tilstandsgrad rett på kvar del.

Vedlikehald, tilstand og livssykluskostnader

Det som gjer at etterslepet kan dokumenterast, ikkje berre opplevast.

Planlagt vedlikehald med tiltak, år, kostnad og ansvarleg
Tilstandsgrad på bygningsdelar og komponentar
Livssykluskostnader (LCC) som grunnlag for å vurdere utskifting mot framleis drift
Fleirårig vedlikehaldsplan som kan aggregerast opp til portefølje

For ein eigedomssjef som skal grunngje ein budsjettpost i kommunestyret, er det dette biletet som må kunne hentast ut på kort varsel.

Vedlikehaldsplanen i SmartFDV: nøkkeltal for tal på element, estimert kostnad, forfalne tiltak og tiltak neste tolv månader, og ei tidslinje som fordeler estimert kostnad per år med tal på tiltak. — Vedlikehaldsplanen fordelt per år — etterslepet i tal, ikkje i magekjensle.

Avvik og arbeidsordre

Avvik blir meldte frå mobil ute i bygget, med bilete og plassering
Avvik blir til arbeidsordre med ansvarleg, frist og status
Gjentakande avvik på same objekt blir synleggjorde
Eksterne leverandørar kan få tilgang til sine eigne oppdrag utan å få innsyn i resten

Eit avvik i SmartFDV: tittel «Vasslekkasje på badet» med alvorsgrad høg, statusløp frå registrert via under vurdering og krev handling til løyst og lukka, eit neste-steg-felt, den tilknytte arbeidsordren med status tildelt, frist og ekstern leverandør, og ei tidslinje som viser kven som endra kva og når. — Avviket, arbeidsordren som vart laga av det, og tidslinja — på same side.

Mobil og offline

Bygd for kjellaren, ikkje berre for kontorskjermen.

Dokument og teikningar blir lasta ned på førehand og kan lesast utan dekning
Avvik, kontrollar og reinhaldskontroll blir registrerte offline og sende når nettet er tilbake
Data som ligg lagra på eininga er krypterte
Synkronisering går over wifi som standard, slik at mobildata ikkje blir brukte utilsikta

Eit teknisk rom i ein kjellar har sjeldan dekning. Det er som regel nettopp der dokumentasjonen trengst.

Nytt avvik på mobil i SmartFDV: stor knapp for å ta bilete, avkryssing for å la KI forhåndsfylle tittel, skildring og alvorsgrad, og felt for tittel, skildring, bygning, alvorsgrad og kategori. — Ta biletet først — KI foreslår tittel og alvorsgrad, brukaren avgjer.

Gjennomføring av ein kontroll på mobil i SmartFDV: sjekkpunkt 1 av 4, «Rømingsvegar er frie for hindringar», med tre store knappar for OK, Avvik og Ikkje aktuelt, og ein knapp for å ta bilete. — Kontrollen blir gjord punkt for punkt, med bilete på det som avvik.

Innmelding frå innbyggjarar og publikum

Feil blir meldte av dei som ser dei, utan at dei treng ein brukarkonto.

Innmelding med bilete og plassering frå ei open nettside
QR-kode per rom — skann koden på veggen og meld feilen der han er
Stadfesting med eingongskode på e-post eller SMS, eller pålogging der kommunen heller vil ha det
Moderering før innmeldinga når driftsorganisasjonen
Innmeldaren får tilbakemelding når saka er behandla
Eigne innmeldingskanalar per verksemd eller tenesteområde

Innmeldinga hamnar i den same avvikskøen som resten, ikkje i ein eigen innboks som nokon må hugse å tømme.

Internkontroll og brannvern

Kontrollrutinar og sjekklister med intervall og ansvarleg
Brannbok med dokumentasjon, rutinar og øvingar
Avvik frå kontrollar går inn i den same avvikshandteringa som resten
Sporbar historikk, slik at det er mogleg å vise kva som faktisk vart gjort og når
Sikker jobbanalyse (SJA) før risikofylt arbeid
Hendingsregistrering, og lenkjer til lovverket der kravet faktisk står

Dette er området der eit FDV-system oftast må stå seg mot tilsyn. Historikken er difor bygd for å kunne hentast fram, ikkje berre lagrast.

Internkontroll i SmartFDV, fana kontrollmalar: ei liste med kontrollar som rømingsvegar, sløkkjeutstyr, brannalarmar, sprinkleranlegg og branncelleveggar, kvar med kategori, intervall (månadleg, kvartalsvis eller årleg), tal på sjekkpunkt og tal på lovtilvisingar. Eigne faner for gjennomførte kontrollar og bygningsstatus. — Kontrollmalane: intervall, sjekkpunkt og kva lovkrav kvar kontroll svarar på.

Brannvern-statusrapport i SmartFDV: hovudindikatorar for bygg, dekning for brannøving og brannbok, opne avvik fordelte på alvorsgrad, tolvmånadstrend og lenkjer til relevante lovheimlar. — Brannvern-statusrapporten — aggregert for heile bygningsmassen, egna for tilsynsmøte.

Reinhald

Reinhaldsplanar per rom, med frekvens og metode
Tildeling til reinhaldarar og team, med oversikt over kapasitet
Kvalitetskontroll og reinhaldsavvik
Eiga forenkla flate for reinhaldarar på mobil

Utleige og bustad

Leigeobjekt, leigetakarar og leigeforhold
Kontraktar med varigheit, oppfølging og varsling om utløp
Husleige og fakturagrunnlag
Inn- og utflytting med tilhøyrande sjekklister

Leigekontraktar i SmartFDV: snøggfilter for kontraktar som går ut innan 90 dagar, KPI-regulering som forfell denne månaden, brev til behandling og garanti som går ut eller manglar, og ein tabell med kontraktnummer, leigetakar, type, status, start, slutt, husleige og kva som krev handling. — Kontraktane med det som krev handling — utløp, regulering, brev og garanti.

Booking og utleige av lokale

Gymsalen, møterommet og grendehuset — bestilte utan manuell saksbehandling.

Bookbare objekt med prisar, prisreglar og tillegg
Avbestillingsreglar og kundegrupper, slik at lag og foreiningar kan ha andre vilkår enn næringsdrivande
Offentleg bookingside der publikum bestiller sjølve
Støtte for betaling ved bestilling
Gjesteregister for overnatting, med dei felta registerplikta krev

FDV-dokumentasjon og arkiv

Dokument, teikningar og produktdatablad knytte til bygg, rom og komponentar
Versjonering og historikk
Arkivering av dokument og metadata til sak-/arkivsystemet i kommunen etter Noark 5, i funksjonsbasert arkivstruktur

Teikningar, BIM og modellar

Plantegningar blir viste i nettlesaren, utan at brukaren treng eit teikneprogram
Modellar blir lasta opp som IFC, DXF eller PDF og knytte til bygget
Element i modellen blir kopla mot komponentar og bygningsdelar i registeret
Areal kan hentast ut av IFC-modellen framfor å tastast inn manuelt
Rom blir markerte på plantegninga — reinhald blir planlagt der, ikkje i ei liste

Nøklar, inventar og avtalar

Nøkkel- og tilgangsadministrasjon med utlån og retur
Inventarregister
Serviceavtalar og garantiar med varsling før utløp

Energi og kostnad

Energioppfølging per bygg
Kostnadsbilete som grunnlag for prioritering mellom bygg og tiltak

Berekraft og klimarekneskap

Utslepp fordelte på scope 1, 2 og 3 etter GHG-protokollen
Scope 1 og 2 blir avleidde frå energibruken som alt er registrert i systemet
Scope 3 blir registrert der tala må hentast utanfrå
Miljø-KPI-ar med mål, slik at utviklinga kan følgjast over tid framfor å rapporterast éin gong i året

Bokmål og nynorsk

Målforma følgjer brukaren, ikkje installasjonen.

Grensesnittet finst på både bokmål og nynorsk, og kvar tilsett vel si eiga
Brev, e-postvarsel og PDF-rapportar blir produserte på målforma til mottakaren, ikkje til avsendaren
Gjeld òg husleigefaktura, felleskostavrekning, reinhaldsrapport, IK-rapport og brannbok
Eksportfiler får kolonneoverskrifter og kodeverdiar på rett målform
Dokumentmalar kan ha eigen nynorskvariant med eiga godkjenning

Ein kommune kan ha tilsette med ulik målform, og ein leigetakar kan ha ei anna enn saksbehandlaren. Difor heng språket på personen framfor på systemet.

KI-assistent

SmartFDV har ein innebygd assistent som hjelper med å finne fram, oppsummere og foreslå. To ting er verdt å understreke, fordi dei ofte er uklare i andre løysingar:

Brukaren stadfestar alltid. Assistenten gjer inga endring på eiga hand.
Tilgangsstyringa gjeld òg for assistenten. Han kan ikkje vise ein brukar noko brukaren ikkje sjølv har tilgang til.

KI-assistenten i SmartFDV: brukaren spør kor mange avvik som finst og ber deretter om å registrere eit nytt avvik. Assistenten svarar at han har førebudd eit forslag, og ber om stadfesting før avviket blir oppretta. — Assistenten førebur forslaget og ber om stadfesting. Han opprettar ingenting på eiga hand.

Integrasjonar

Kopla til systema kommunen har

Integrasjonar i SmartFDV
System	Kva det blir brukt til
EntraID / OIDC	Innlogging med kommunen sine eigne brukarar og tilgangsgrupper
Sikri Elements	Arkivering av dokument og metadata etter Noark 5
Visma Enterprise Plus	Fakturagrunnlag og økonomidata
Matrikkel og kartinnsyn	Eigedoms- og bygningsdata, oppslag mot kart
KOBO	Bustadadministrasjon

Bygningskortet i SmartFDV, fana Oversikt: bygningsinformasjon med eigedom, byggjeår, bruttoareal, kategori og representasjonspunkt merkt «Matrikkel-synka», ein knapp for Matrikkel-synk, og eit kart frå Kartverket der eigedomen er markert i blått og bygget i terrakotta. — Bygningskortet hentar representasjonspunkt frå matrikkelen og viser eigedom og bygg på kartet til Kartverket.

Tilgang

Brei tilgang, smalt innsyn

Tilgang blir styrt i tre lag, slik at ein kommune kan gje mange brukarar tilgang utan å gje alle innsyn i alt:

Rolle avgjer kva modular ein brukar når
Tilgangsgruppe avgjer kva bygg og eigedomar brukaren ser
Tilgangsnivå avgjer om brukaren kan lese, skrive eller administrere

Ein reinhaldar ser sine bygg og sine oppgåver. Ein driftsleiar ser si sone. Ein eigedomssjef ser heile porteføljen. Ingen av dei treng ein eigen lisens for å sleppe til.

Universell utforming

SmartFDV blir utvikla etter WCAG. Kommunale system skal kunne brukast av alle tilsette, og tilgjenge er behandla som eit krav i utviklinga, ikkje som noko som eventuelt blir retta opp etterpå.

Be om ein gjennomgang